2011年12月21日水曜日

Evernoteで電子化したデータを管理する

Clip to Evernote
紙の情報をスキャンして、紙自体は捨ててしまう。
すでにあちこちで触れられていることで、そのメリットについては論を待ちません。

今回はその、電子化した後のデータを、Evernoteで管理する方法を考察します。
今のところは思考実験になりますが、そう遠くない将来に必要になりそうですので、現実的な手順を定めておきたいと思います。


デジタル化した情報の性質



まずは、紙の情報を電子化した際に、それが持つ性質を明らかにしておきます。

1.その総量は、際限なく増える
電子化するデータは、時間の経過とともにどんどん増えていきます。
また、過去のデータを消去することは、基本的にはありません。

2.取り出すタイミングはそれほどない
情報を電子化したいと考えるのは、「当面は使わなそうだけど、使わないとは言えない。だから紙が捨てられない」といった状況が多いでしょう。
本当に取り出すことはあまりないと言えます。

他方、頻繁に見ることがわかっている情報である場合は、そもそもEvernoteに入れることが疑問です。Evernoteは「すぐに取り出す」ことがそれほど得意ではないからです。(Evernoteに「入れておく」なら問題ありません。)
こちらは、
  • Dropboxに保存
  • 普段持ち歩くUSBメモリに保存
  • スマートフォンにローカルで保存
などで対応し、本エントリでは考えないことにします。

3.その情報を、自分もよく読んでいない
2とも関連しますが、電子化したい情報は、自分にとってそれほど重要でないものが多いでしょう。
するとその内容を、自分でもあまり読んでいないことが考えられます。

4.一つのファイルのサイズが、すごく大きくも、小さくもなる
一枚の紙をスキャンするだけのこともあれば、いわゆる電子書籍のこともあります。


電子化した情報と、Evernoteの性質



上記の特徴から、なんとなく管理の方針が見えてきます。
  • 電子化したものを、なんでもEvernoteに入れてしまうべきではない
これは、4の性質より明らかです。すごく大きいファイルは、Evernoteに一度にアップロードできるサイズに上限があるため、そもそも不可能なのです。
3の性質からも言えます。Evernoteに入れる情報は、「自分を通過したもの」であるべきです。Evernoteは「自分データベース」なのです。
  • 保存したものを自分で記憶しておくことはできない
こちらは1と2の性質に基づいています。
保存するものは非常にたくさんあり、それは滅多に使用しません。人間が覚えておくのは難しいでしょう。
ここは、Evernoteが得意な部分です。


実際の方法



とりあえずは、「電子化ファイル」ノートブックを作り、すべてこの中で管理することにします。
ただ、「ノートブック・タグ問題」は非常に難しいので、あくまで暫定的であることを表明しておきます。

1.小さいファイルは、Evernoteに直接入れてしまう
「小さい」は、「すべてのノートをキーワード検索した際に、ノイズとして引っかかってこない程度」とします。
簡単に言えば、「とても小さい」です。

2.大きいファイルは、外付けハードディスクに保存する
ファイルの実体は、外付け(または組み込みの)ハードディスクに保存してしまいます。

外付けハードディスクの内部は、細かくフォルダ分けしておきます。日付などが良いと思います。
そしてそのファイルへのパスを、テキストとしてEvernoteに保存します。ここには、小さいファイルと同じように扱えるように、ノートタイトルやキーワードを付加しておきます。
もちろん1ファイル1ノートです。

Evernoteでは、大きいファイルへのリンクを扱おうというわけです。

Evernoteの方で整理や並べ換えを行えばよいので、ハードディスク内部は適当に細かく分かれていれば、整理する必要はまったくありません。
ハードディスクの方を探し回る状況は起こらないのです。

「細かく」と言ったのは、ファイル名の重複を気にしないでよくするためです。それほど重要なことではありません。

これで、すべての電子化された情報に、Evernoteの優秀な検索機能を使ってアクセスすることができます。


ちなみに



ファイルパスは、コピーしてWindows(他のOSはわかりませんので…)のファイルブラウザにペーストすれば(先頭の「D:」とか「E:」は異なることがあるにせよ)簡単にファイルをオープンできます。


終わりに



今回の考え方は、何かのファイルシステムに似ている気がします。