2012年1月6日金曜日

タスクのインボックスを用意する

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タスク管理の始めのステップは、タスクのインボックスを作成することでおそらく問題ないでしょう。

参考になる記事をライフハック心理学の佐々木さんが書いていらっしゃいます。

037 タスクを3ステップに分ける効用。いつまでも取りかかれないタスクを増やさない – ライフハック心理学

タスク管理を考えていく際に読んでおくと良いです。
OmnifocusとToodledoという固有名詞が出てきますが、それぞれを「タスクのデータベース」、「今日実際に取りかかるタスクのリスト」などと読み替えれば問題ないと思います。


今日やるリストに入れない



同記事から引用いたします。
私は、タスク管理するためのツールを「タスク管理システム」と「今日のリスト」に分けています。具体的なツールでいえば、OmnifocusとToodledoです。 
なぜこんなことをしているかというと、いきなりToodledoにいれたくないからです。Toodledoに入れてしまえば、そのタスクを今日中にやらなければなりません。でも今日はやる時間がないかも知れないし、やる気がないかも知れません。
タスクリストを用いてタスク管理を行おうと思い立った場合、そのタスクリストは一つだけである可能性が高いでしょう。
それを参照しながら仕事を進めるのであれば(「今日のリスト」として使うのであれば)、それとは別の「すべてのタスクが書かれている」リストを作成する必要があります。それを本エントリでは「タスクのインボックス」と呼んでいます。

「今日のリスト」は必ず「タスクのインボックス」から作成されるようにします。
もし「今日のリスト」を用意しないとしても(つまり「今日やること」はなんとなく頭の中で決めているとしても)、発生したタスクは一度インボックスに入れます。
たとえ「自分でやる」と決めたことで、今日からいきなりやり始めない。そのためには「今日やることのリスト」の他に、もう1カ所「入れ物」が必要になります。それはなんでもいいのですが、ないと「とりあえず今日やらないけど、今日やることリストに入れる」ということになってしまいます。
もちろん非常に緊急度の高いタスクが急に発生することもあります。
その場合は「今日からいきなり」始めなければいけませんが、そのときも一度インボックスに入れ、多少なりとも「今日のリスト」を組みなおす作業が必要です。

それをしないと「何だかよくわからないけど忙しい」「何だかよくわからないけど、今日のリストが全然終わらなかった」といったことが起こってしまいます。

私たちの今日は既に十分忙しく、本来新たなタスクをこなす時間はないのです。


「非常に緊急度の高い」という判断


さらにインボックスの重要性が増すのは、この点です。

私たち人間は、新しい物好きです。
そのため、後から突然発生したタスクを「非常に高い優先度である」と判断してしまいがちです。
それを繰り返すと、「今日やるリスト」など無関係に、思いついた順に行動して一日が終わってしまいます。

ですので急に発生したタスクもインボックスに入れ、できれば一息置いて、全体を見て吟味する必要があります。

この「新しいタスクに飛びついてしまう」ことは、おそらく意識して避けられるものではないと思います。
システムで対応する必要があるのです。


終わりに



後半の「新しい物好き」の話も、参考になる記事を読んだような気がするのですが、見つかりませんでした。
申し訳ないです。