2012年1月21日土曜日

さらにタスクを振り分ける

Clip to Evernote
前回エントリでは別の方向に行きかけましたが、戻ってきます。
以下のエントリの続きを書いてみます。

23-seconds blog: タスクを振り分ける

ここまでで、タスク管理を行うツールから「いつかやる」タスクが見えないところに移されています。


「プロジェクト」を別にする


「プロジェクト」とは、達成するまでに複数の行動を要するもののことです。よく挙げられる例としては「セミナーの主催」があります。これを達成するためには、
  • 開催日を決める
  • 会場を押さえる
  • 内容を決める
  • スライドを作る
  • 告知する
  • 開催する
といった感じになるでしょうか。

一方で「タスク」は、その名称から取るべき行動が明らかで、ただ一つであるもののことを言います。非常に有名な例は「牛乳を買う」ですね。

そして行うことは、この「プロジェクト」をタスクリストの外に出すことです。
タスクの中に、プロジェクトが紛れていると非常に都合が悪いのです。


プロジェクトとタスク


プロジェクトは、一日で達成されることはまずありません。そのためここには必ず「進捗度」の概念が持ち込まれます。
タスクにはこれはありません。完了したか、していないかの違いです。

またプロジェクトは、リストに書きだされていても次に取るべき行動が明確ではありません。すると、「このプロジェクトを達成するには…」と頭で考える必要があります。これでは意味がありません。
プロジェクト名を書きだしただけでは、実質ほとんど何もしていないのです。

これらの点から、プロジェクトとタスクでは異なった扱いが必要になることがわかります。


プロジェクトを分けないと…


例えばこういったデイリータスクリストが完成しています。
  • 牛乳買う
  • ブログ書く
  • ランニング
  • セミナーの準備
もちろんリストはもっと下まで続いている、すなわち今日は十分に忙しいものとします。
始めの三つは問題ありません。牛乳を買ってきたらチェックを付け、ブログを書いたらチェックを付けます。ランニングも同様です。

問題は「セミナーの準備」です。これを見たとき、
  • 行うべきことは?
  • どこまで進んでいるのか?
  • 次行うことは何か?
  • どの程度進めることができそうか?
といったことを考える必要があります。
いま、考えた結果「昨日スライドの骨格を作ったから、今日はそのデザインを考えよう」と思ったとします。もちろん今日は忙しいので、「セミナーの準備」をそれ以上進めることはできません。

するとどうなるでしょうか。
一日を通して、計画通りにタスクがこなせた状態を想像してみます。
ほとんどすべてのタスクに、チェックが付いていると思います。ですが、「セミナーの準備」にはそれがありません。頭で考えた「スライドのデザインを終わらせる」というタスクがきちんと達成されているにも関わらず、です。
まだ「セミナーの準備」は途中だからです。


「セミナーの準備」


そしてこの「セミナーの準備」という記述は、まったくその姿を変えずに、明日のタスクリストにも出現します。
セミナーの準備を進めても、進めていなくても、次の日のタスクリストには何も変わらずに存在しているのです。

これは問題です。
「セミナーの準備」はどこまで進んでいて、あとどれくらいで終わるのかがさっぱりわかりません。

また以前にも触れましたが、タスクリストにいつまでもチェックが付かない項目があるのは良くありません。このタスクリストはすべて完了にならないのが普通である、との認識をもたらし、その意味が薄れてきてしまいます。
さらには、「セミナーの準備」にはどうせチェックは付けられないのだから、との気持ちからそれに一切手をつけない日が出てくることになってしまいます。


焦ることもできないか、焦るか


進んでいるのかいないのか、順調なのかそうでないのか、わからない状態で仕事に取り組めるほど、私たちの精神力は強くないはずです。

他方で進捗度が把握できなければ、「この調子だと終わらないから、急ごう」というわけにもいきません。
もしくは常に焦っているか、どちらかです。

こういった理由から、プロジェクトはタスクと同列で管理することはできないのです。


終わりに


次回はプロジェクトの管理方法の話になりそうです。
今はそういう気分ですので間違いなく続くと思っていますが、明日になればわかりません。

意外とこの概念は大事です。